知识库可以比喻为一个“取之于民、用之于民”的系统，用户维护自己的文档时，可以将自己的章节贡献到知识库，供大家共享，同时，也可以从知识库搜索、选择合适的资料来组成自己的文档。
    由于知识库是大家共享的基础信息库，其结构由系统管理员统一维护。用户在使用过程中觉得对知识库的结构有需要改进的地方，请发邮件给系统管理员。

    需要输入的信息有 代码、名称、安全类型、描述等。
    代码不可与系统中已有种类的代码重复，建议用户使用自己登录名的拼音简写打头，可更好地避免代码重复。
    名称，给种类取个名字，方便以后查找。
    安全类型，有公开、单位公开、保密三种选择，缺省为公开。公开表示其他用户可以看到并使用你的种类（但无权修改）；单位公开仅对单位团体用户有意义；保密表示该种类仅限于你自己使用，其他用户不能看到。

    定义了文档种类后，需要再定义该种类的结构，没定义结构之前，不能从该种类创建文档。结构定义了该类型文档的章节组成，及各章节与知识库分类的对应关系。种类结构维护界面示意图如下：

    需要输入的信息有 节点名称、节点模式、相关文档种类等。
    节点名称，给节点取个名字。

    节点模式，有无内容节点、单一内容节点、列表内容节点、子节点循环节点四种选择，缺省为无内容节点。
        无内容节点—表示该节点不需要进行处理，通常赋予这样一类节点：只要表达一种结构性节点，而非组成文档的实际章节。这种类型一般很少使用。
        单一内容节点—表示：对于一份具体的文档，如果该章节的内容由系统自动选择的话，系统只需要选择（从[相关文档种类]所设置的知识库分类下选择）一篇文档的内容。这是最经常使用、也是最简单的一种模式。
        列表内容节点—表示：对于一份具体的文档，如果该章节的内容由系统自动选择的话，系统需要选择（从[相关文档种类]所设置的知识库分类下选择）n篇文档的内容，n的值在具体文档的对应节点上设置，缺省为3。比如，当我们在一篇论文中为论证一个论点而需要列举多个事例，希望系统自动选择多个事例，而每个事例在知识库对应分类中就是一篇文章，这时就可以使用这种节点模式。
        子节点循环节点—表示：对于一份具体的文档，如果该章节的内容由系统自动生成的话，系统需要将该章节及章节的子节点循环n次（n的值在具体文档的对应节点上设置，缺省为3），循环后文档将具有新的结构，各新章节节点的内容仍依照具体的节点属性产生。这种节点模式一般较少使用，它不是必须的，因为可通过具体文档中的节点复制来替代它的功能。

    相关文档种类，给该节点选一个对应的知识库分类。设置该属性带来用途：对于一份具体的文档，如果该章节的内容由系统自动选择的话，系统将从对应的知识库分类下选择文章；该章节的内容贡献到知识库时，将创建在对应的知识库分类下。
    一篇具体的文档，其章节内容的形成形式，由文档种类结构中的节点属性和具体文档的章节属性共同决定，且具体文档的章节属性起主要作用。
    特别注意：系统改版后，只有单位用户才能建立新的文档种类及结构，网络个人用户取消了该功能。从文档种类创建文档时，可选择不使用预定义结构，非预定义结构的文档，文档章节可进行更灵活的定义。通过使用文集管理、非预定义结构文档、文档复制等功能，可满足普通用户达到类似于自定义文档种类与结构的功能。

    文档章节的主要维护信息有：
    节点名称，给章节取个名字。如果从文档种类创建文档，各章节名称自动从种类结构的节点复制过来。名称可任意修改，缺省情况下，它将作为该章节的标题出现在文档中。
    属性，包括[写作者]和[其他]两个子属性。只有文档处于共享写作模式时，[写作者]属性才会出现；写作者只能从具有与文档创建者相同团队标识（在用户注册信息中维护）的用户中选择；一个章节只有文档创建者和该章节[写作者]属性中设置的写作者才有权修改。[其他]属性可随需要输入一些文字。
    文档主记录、章节、章节类型，这些信息这里不能修改，它们由创建时复制过来。

    内容类型，共有七种选择：
        直接本记录内容—表示：本章节的内容由本章节[文字内容]属性中输入的内容组成。
        引用文档内容—表示：本章节的内容由[引用文档]属性中所选择知识库文章的内容组成。
        引用文档图片—表示：本章节的内容由[引用文档]属性中所选择知识库文章的某个图片组成，图片是知识库文章的附件，具体的哪个图片由[图片附件]属性指定。(注：新版本中可能已取消)
        引用文档及图片—表示：本章节的内容由[引用文档]属性中所选择知识库文章、及文章的某个图片组成，图片是知识库文章的附件，具体的哪个图片由[图片附件]属性指定。(注：新版本中可能已取消)
        自动选择文档—表示：本章节的内容由系统从知识库自动选择一篇文章的内容组成，选择的限制条件是章节（既对应的文档种类结构节点——见上面“文档种类与结构”部分）的[相关文档种类]属性，即系统只能从章节的[相关文档种类]属性所设置的知识库分类下选择文章。
        不需处理本记录—表示：忽略本章节，本章节不出现在文档内容中。
        引用文档附件—表示：本章节的内容由本章节[文字内容]属性中输入的内容组成，另加一附件连接。附件由[引用文档]属性中所选择知识库文章的某个附件组成，具体的哪个附件由[图片附件]属性指定。(注：新版本中可能已取消)

    引用数量，其意义要根据章节类型（既对应的文档种类结构节点的[节点模式]属性——见上面“文档种类与结构”部分）来定。
        当章节类型为<列表内容节点>且本章节的内容类型为<自动选择文档>时，系统需要从限制的知识库分类下自动选择n篇文档的内容来组成本章节内容，n的值即本属性所设置的值，缺省自动设为3，当设为-1时，表示系统自动从限制的知识库分类下选择所有文章的内容来组成本章节内容；
        当章节类型为<子节点循环节点>时，表示系统需要将本章节及本章节的子节点循环n次，n的值即本属性所设置的值，缺省自动设为3。如软件需求说明书中，对于系统需求说明，因为包括合同、进度、质量三个模块，这三个模块结构一样、仅内容不同，所以在文档种类结构中系统需求说明可能只设立了一个节点，而将其作为子节点循环节点类型，这样，创建文档时，文档该章节的形式如下图：

然而，可以通过修改引用数量为1，使生成文档时不自动重复章节结构，如例需要合同、进度、质量三个模块的需求说明，可以将章节[系统需求说明]复制成三份，将各节点引用数量设为1，再根据需要修改各章节的属性就可以了。

    引用文档，可从知识库选择一篇文章。当内容类型为 引用文档内容、引用文档图片、引用文档及图片、引用文档附件 时，本属性的设置具有直接意义；当文档内容类型为 直接本记录内容 时，本属性选择的文章所包含的图片附件可以被本章节的[文字内容]属性使用（可以在文字内容中插入图片——插入图片的方法参见编辑器帮助）。
    图片附件，要设置本属性，先要设置[引用文档]属性，本属性只能从[引用文档]属性所设置的文章中选择图片或附件。当内容类型为 引用文档图片、引用文档及图片、引用文档附件 时，本属性的设置才具有直接意义。
    格式，格式包含 不显示章节标题、章节缩进、章节标题格式 三各子属性。
        不显示章节标题—如果选中了，表示生成或预览文档时，本章节的名称不显示。
        章节缩进—输入数字，表示生成或预览文档时，本章节的内容（连带子章节）缩进n个空格，n的值即本属性设置的值。(注：新版本中可能已取消)
        章节标题格式—表示本章节名称的显示格式。<普通>为没有格式，<正常>为粗体显示，<标题X>为按标题格式显示。选择按标题格式显示的好处在于，当文档转为WORD文档后，可以根据标题格式生成目录。

    文字内容，当内容类型属性为 直接本记录内容、引用文档附件 时，本属性输入的内容将成为本章节的内容组成。

    对于非预定义结构的文档，章节维护中可以修改该章节关联的知识库分类。